|
|
基层法院档案管理之我见
作者:鄂自样 发布时间:2012-07-02 14:01:41
人民法院是国家审判机关,从事刑事、民事、经济、行政案件的审判活动和对生效法律文书的执行工作,担负着保卫人民民主专政,维护社会主义市场经济秩序和社会秩序,保护公民、法人和其它组织的合法权益,为社会发展、稳定和改革提供有力的司法保障的历史重任。在行使审判职能的过程中,形成了大量的档案资料,它如实地记载了法院在各个历史时期的真实活动。这些档案资料是国家档案宝库中的重要组成部分。如何管理好基层法院的业务类档案为审判一线提供优质服务谈谈几点意见:
一、由院领导分管,办公室主管,档案室具体管,各庭室内勤配和的管理模式,形成了周密的网络。网络中层次不同,分工不同,各司其职,各负其责。同时,在各庭、室负责人和专兼职档案员发生变化时,迅速调整院档案领导小组和各庭、室兼职档案员,保持档案管理网络不缺、不漏、不断。 二、领导重视,纳入考核。要在《目标管理考核办法》中对档案的立卷、归档、借阅等环节订立专项章节,把档案升级复查工作纳入了院目标管理责任制,加大档案工作管理力度。分管领导要经常过问档案工作,听取档案工作汇报,及时研究解决档案工作中遇到的实际困难和问题。 三、规范管理,完善制度。为保障档案管理规范化、标准化,应制定相关制度。如《档案安全保密制度》、《档案保管制度》、《档案借阅与查阅制度》、《专职档案员岗位责任制》等,并根据每年的实际情况对各项规章制度进行修订、完善。保证了制度的实用性和实效性。 四、加快档案软、硬件的设施建设。进一步优化档案管理工作环境,注重硬件设施的达标,严格按照标准要求配置设施,实现档案管理设施的升级,包括:档案库房、档案橱(柜、架)等装置等设施的升级,做到“四室分离”(库房、机房、办公室、阅卷室),并配置计算机、打印机、扫描仪、复印机、空调机、除湿机、吸尘器和防护设备及声像档案所需的录放像机、照像机等工具。对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代。 五、加快纸质档案数字化进程。电子档案比纸质档案更稳定、更方便,更有利于长期保存和提供利用。纸质档案更直观,也方便阅览,但纸质档案不易保存,易受潮、受虫蛀。当前有众多基层法院中重纸质而轻数字的档案意识一直居高不下,对纸质档案的数字化处理进程一直很慢。因此,要加强电子档案信息的标准化建设,要提高对原始纸质档案的录入速度,将所有门类档案逐页扫描进行计算机录入,实现档案等资料的数字化、信息化,逐步实现软件档案管理。 六、对立卷归档工作进行全程监督管理。在书记员整理材料准备立卷工作时开始,承办案件的审判员即应对书记员的立卷材料进行检查,并对归档工作进行督促,以确保安全及时归档。 七、采取措施加强档案安全管理。对档案库房要按照“十防”(防火、防光、防盗、防高温、防有害气体、防潮、防尘、防鼠、防蛀、防磁)等预防工作的要求制定好各项规章制度,采取严格有效的措施进行管理。依照保密工作要求,确定档案的密级、保管期限。在保密期限内,按照确定的密级进行管理。对当事人要按照最高法院有关规定并且结合法院的档案借阅制度提供查阅;对于内部查阅、借阅卷宗的案件承办人员,要认真填写档案借阅登记,并且限定借阅时间,以便用完的卷宗及时归还;对于公安部门、检察机关、上级党政机关借阅的卷宗,定期询问查阅情况,掌握归还时间,以及时收回借出的卷宗。 八、处理好档案的提供利用与档案的保密之间的关系。由于受传统观念的影响,档案工作普遍存在着重保轻用,利用不足的现象,由此造成大批档案得不到充分利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费。档案管理人员的价值也难以在档案利用中发挥出来。因此在做好保密工作的基础上,应重视档案的开放利用工作。 来源:
光明网-法院频道
责任编辑:
王丹
|
|
|