人民法院的档案主要由三部分组成：一是行政文书档案，二是诉讼文书档案，三是会计档案；其中以诉讼档案为重点。诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要案件。这里的真实记录，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，当事人和其他诉讼参与人制作或提供的各种具有法律意义的诉状、证据材料（包括实物）等，法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人在诉讼活动中形成的图象、声音、数字化磁盘、光盘等内容。

    人民法院档案工作展示人民法院审判历史面貌的重要凭证，也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。在我国经济社会高速发展的今天，我们要在充分认识基层人民法院档案工作存在的问题基础上，把法院档案管理工作纳入范化、制度化的轨道。

    一、基层法院档案管理实践中存在的问题

    （一）档案数量急速增长。造成档案熟练急速增多的原因主要有：1、经济的飞速发展和社会法制的健全，民众的法律意识显著提高，越来越多的民众在权益受到侵害时选择法律诉讼的途径解决纷争；2、《人民法院诉讼费用交纳办法》的实施，在很大程度上降低了诉讼成本，是小标的的经济类纠纷案件急速递增；3、根据《人民法院档案管理办法》（以下简称《办法》）的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久，档案累计数量不断增多。

    （二）基层法院档案管理机制不健全

    作为法院档案管理工作的基础制定于1991年的46号文件(包括《人民法院档案管理办法》等8项规章制度)的相关规定已经严重滞后，不能适应当前法院档案管理工作的需要。 例如《办法》规定“缺席判决的民事案件为永久卷”。如果公民的一件普通离婚案件，因被告下落不明，缺席判决就定为永久卷，或是一件标的不满1000元标准的普通案件，仅因被告经传唤未到庭应诉缺席判决就定为永久卷，则易造成档案数量的增加；《办法》规定档案应在结案后三个月内归档，但在实际工作中，由于上诉、再审、执行等多种因素的存在，三个月根本无法归档，

    （三）基层法院档案管理模式不科学

    首先，是人员配备相对不足。根据《办法》中的机构和职责的第五条规定，各基层法院相继都设置了档案机构，配备了专职档案干部。保存档案一万卷（件）应该设专职档案干部一名为基数，超过部分每超过一万五千卷再增配一人，但实际上大部分基层法院的专职档案员仅有1－2名，而且档案人员普遍年龄偏大。其次，是档案管理硬件设施不完善。目前各地基层法院大部分在办公楼等基础设施的建设，往往因财、物力量有限而忽略了档案库房等设施的建设和配置，是本已严重不足的档案管理设施更不能适应新形势下档案管理的工作需要。再次，档案管理的信息化进程缓慢。虽然基层法院档案管理中基本已配置了计算机等设备，已逐步进行纸质档案的数字化录入工作，但是进度慢，受区域经济发展不平衡的影响，有些基层法院档案管理中计算机的使用率均不高，有些基层法院只重视纸质档案而不重视数字档案。

    （四）档案价值没有的得到充分发挥

    通过考察诉讼档案，能够反映出诉讼参与人在整个诉讼活动过程中的各项诉讼行为的真实情况，可以全面认识一个国家各个历史时期在社会经济、在民主和法制建设等各方面的情况，具有极大的研究价值。提高编研、开发档案信息资源的能力，充分利用档案为审判工作和其他工作服务，为社会各方面服务，是档案工作的长期任务，也是衡量档案工作水平的重要标志。但现阶段许多基层法院对档案实行“静态”管理，归档时原封不动，一般只开展借阅档案一项业务，而开发、编研等工作几乎为空白。

    （五）声像档案管理混乱

    人民法院的声像档案，是指各级人民法院在工作活动中直接形成的具有保存查考利用价值的照片、录音带、录像带、影视片等专门载体材料。它直观地记录了事物的原貌，是文字记录的补充，与文字材料一样是法院档案的组成部分和职能活动的记录。但绝大多数基层法院对声像档案认识不足：无法区分什么是声像档案，认为在公务活动中形成的照片、录音、录像带等不需要归档保存；甚至认为怎么处理这些声像档案属于个人行为。这种错误认识的存在，往往使珍贵的声像资料没有能及时归档管理而损坏。

    二、解决问题的对策与建议

    笔者试就如何做好基层法院档案管理工作谈几点意见：

    （一）加强组织领导，完善档案管理体制。确立基层法院院长领导、院办公室主管、档案室和各部门协调配合的档案管理工作机制，切实把档案工作列入领导的议事日程和工作计划并要求各庭、科、室、队和档案员严格按照上级及本院关于档案管理的具体规定，共同做好交卷归档、档案管理等项工作。加强制度的建设：1、制度档案归档审查机制，要确定归档限期制度，当月结案的案卷，除了上诉等外因而不能及时归档的，应当于下月20日前将案卷材料整理装订后送档案室审查；严格办理诉讼案卷移交手续，编制归档目录，做到归档及时、归档文件材料齐全、规范。2、制定借卷登记审批制度：法院内部人员借阅、查阅档案的，应将借档人姓名、所在部门、时间、件数等信息输入数据库登记备案；法院外部人员借阅、查阅档案的，对所借档案的借阅人信息由专人负责及时登记，并由分管档案管理工作的领导审批是否查阅档案。3、档案评查制度，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况进行评查，并不定期公布结果。  

    （二）加快档案管理软、硬件设施的建设。进一步优化档案管理工作环境，注重硬件设施的达标，严格按照标准要求配置设施，实现档案管理设施的升级，包括：档案库房、档案橱(柜、架)等装置等设施的升级，做到“四室分离”（库房、机房、办公室、阅卷室），并配置计算机、打印机、扫描仪、复印机、空调机、除湿机、吸尘器和防护设备及声像档案所需的录放像机、照像机等工具。对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代。并建立与公安110系统相连接的报警监控系统，进行二十四小时档案管理工作服务。

    （三）设立专职档案人员机制，加强档案人员的培训。在基层法院要保持档案员的相对稳定，条件允许的法院应聘请专业人员专门负责档案管理，作为专职档案人员。即使是条件不允许的也要不断提高档案工作的福利待遇，使档案工作人员安心工作。对专职档案人员，应当通过多种渠道，进行不同层次的业务培训，提高他们的业务素质。档案管理人员的知识结构也要相应的调整，应加强现代档案专业知识的培训，掌握基本的计算机操作技术、基础网络知识、电子数据库管理知识等。同时加强对各部门书记员、内勤进行档案归档、整理等方面知识的业务指导。重要的还有关于档案干部的职称问题，对符合审判员、助理审判员、书记员条件的，应采取适当办法任命审判职称，对符合档案专业技术职称条件的，要解决档案专业技术职称问题，是档案人员更踏实、安心的工作。

    （四）提高档案价值的开发与应用。首先，对已归档档案编制出档案检索工具，分门别类、分时分段的编制不同的索引，归档时在案号、案由、原被告等信息的基础上辅以关键词，以方便各种信息的检索、查询档案。其次对分门别类的档案，编写出卷宗介绍、并积极进行标准化的录入计算机工作。再次，对档案编制电子计算机检索、统计，对既往的诉讼案件进行认真的调查研究，为立法、司法监督等工作提供第一手资料。最后，加强与本地区基层法院组织档案工作经验交流会，组织本地区法院档案工作的专题学术研究与交流。

    （五）加快纸质档案数字化进程。电子档案比纸质档案更稳定、更方便，更有利于长期保存和提供利用。纸质档案更直观，也方便阅览，但纸质档案不易保存，易受潮、受虫蛀。当前有众多基层法院中重纸质而轻数字的档案意识一直居高不下，对纸质档案的数字化处理进程一直很慢。因此，要加强电子档案信息的标准化建设，要提高对原始纸质档案的录入速度，将所有门类档案逐页扫描进行计算机录入，实现档案等资料的数字化、信息化，逐步实现软件档案管理，还要规范电子档案的归档管理，对电子档案做好备份保存，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门保管。电子档案的管理，必须适应电子计算机技术、声像技术、网络技术的发展，因此，在硬件管理上，配置计算机、打印机、缩微机、复印机、扫描和防护设备及声像档案所需的录放像机、照像机、监视器等必要的工具。

    参考文献：

    1、徐博学著：学习党的十七大精神，搞好法院档案管理，中国法院网http://www.chinacourt.org/2008年01月21日

    2、周红梅著：对高校档案管理现代化的思考，载《中国成人教育》，2004年第8期。

    （作者单位：广西荔浦县人民法院）